1. SCOP

Procedura are ca scop stabilirea modalitatilor de sesizare, raportare, primire, tratare si investigare a neregulilor sau incalcarilor de lege precum si a drepturilor si obligatiilor persoanelor care efectueaza sesizari sau raportari. Procedura este elaborata in vederea abordarii unor spete ce privesc aspecte de interes public care pot include incalcarea politicilor SNN, a procedurilor sau a legislatiei aplicabile.
Problemele care pot constitui nereguli (fara ca descrierea sa fie limitativa) sunt: nerespectarea Codului de
Conduita, nerespectarea politicilor si procedurilor, aspecte necorespunzatoare privind situatiile financiare si relatiile dintre angajati, abuzuri, discriminari, cazuri de coruptie, furturi, cazuri de spalare a banilor si orice comportament inadecvat care ar putea dauna reputatiei societatii sau orice incercari de a ascunde toate cele de mai sus.
Compania, recunoscand importanta esentiala a unui proces clar si actualizat privind atat raportarea interna cat si protectia celor care transmit astfel de rapoarte (persoanele care transmit sesizarile), adopta prezenta procedura pentru a oferi indrumare personalului sau si pentru a declara ca asigura confidentialitatea deplina si protectia acestora, ca parte a responsabilitatii sale generale fata de personalul, actionarii si clientii sai.
Procedura privind Raportarea Neregulilor isi propune:
• Sa incurajeze angajatii si tertii sa se simta increzatori de a aduce in discutie probleme grave, de a le pune sub semnul intrebarii si de a actiona ca atare;
• Sa puna la dispozitia angajatilor si tertilor modalitati de a aduce in discutie si de a obtine aprecieri cu privire la orice masuri intreprinse drept consecinta;
• Sa se asigure ca angajatii si tertii primesc un raspuns in legatura cu problemele ridicate si ca acestia stiu cum sa procedeze in situatia in care nu sunt satisfacuti de masurile intreprinse;
• Sa asigure odata in plus angajatii si tertii in legatura cu faptul ca, daca acestia ridica cu buna credinta probleme pe care le considera adevarate, vor fi protejati impotriva oricaror represalii sau victimizari.
Prezenta procedura isi propune sa stabileasca, in special, caile de comunicare si procesul de primire a sesizarilor referitoare la:
(a) fapte necorespunzatoare si/sau practici financiar-contabile si de audit care contravin practicilor internationale si legislatiei / prevederilor aplicabile; si
(b) frauda, coruptie, mita sau conflicte de interese si alte fapte care reprezinta o incalcare a legii;
asa cum sunt definite in politicile/codurile conexe ale SNN privind combaterea fraudei, a coruptiei si conflictele de interese.
Cu toate acestea, prin intermediul canalelor de comunicare descrise in prezenta procedura, pot fi transmise si alte semnalari privind neregulile sau neconformitatile identificate de catre petenti.

2. DOMENIU

Procedura isi propune sa furnizeze consiliere persoanelor (angajati permanenti sau part-time, contractori, furnizori, clienti, parteneri de afaceri si alte parti terte) care considera ca au descoperit sau ca au indicii suficiente si rezonabile privind existenta unor situatii de neglijenta in serviciu, fraude, coruptie sau alte nereguli si neconformitati, intr-un context profesional.
Aceasta procedura nu se aplica plangerilor/sesizarilor personale care fac referire la termenii de angajare, la alte aspecte privind relatiile de munca sau la abateri disciplinare.
Procedura nu are misiunea de a pune sub semnul intrebarii deciziile financiare sau de afaceri adoptate de catre SNN si sucursale si nici nu trebuie utilizata pentru a reconsidera aspecte care au fost deja abordate conform procedurilor disciplinare.
Principiile prezentei proceduri sunt in conformitate cu principiile care guverneaza protectia avertizarii in interes public:
a) principiul legalitatii, potrivit caruia autoritatile, institutiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum si persoanele juridice de drept privat au obligatia de a respecta drepturile si libertatile fundamentale, prin asigurarea respectarii depline, printre altele, a libertatii de exprimare si de informare, a dreptului la protectia datelor cu caracter personal, a libertatii de a desfasura o activitate comerciala, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a sanatatii umane, a dreptului la un nivel ridicat de protectie a mediului, a dreptului la o cale de atac eficienta si a dreptului la aparare;
b) principiul responsabilitatii, potrivit caruia avertizorul in interes public are obligatia de a prezenta date sau informatii cu privire la faptele raportate;
c) principiul impartialitatii, potrivit caruia examinarea si solutionarea raportarilor se fac fara subiectivism, indiferent de convingerile si interesele persoanelor responsabile de solutionarea acestora;
d) principiul bunei administrari, potrivit caruia autoritatile si institutiile publice, alte persoane juridice de drept public sunt datoare sa isi desfasoare activitatea in realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta si eficacitate a folosirii resurselor;
e) principiul echilibrului, potrivit caruia nicio persoana nu se poate prevala de prevederile prezentei legi pentru a diminua sanctiunea administrativa sau disciplinara pentru o fapta a sa mai grava care nu are legatura cu raportarea;
f) principiul bunei-credinţe, potrivit caruia este ocrotita persoana care a avut motive intemeiate sa creada ca informatiile referitoare la incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii si ca respectivele informatii intrau in domeniul de aplicare al prezentei legi.

3. MOD DE LUCRU

Avand in vedere ca procesul de raportare este in general recunoscut ca instrument cheie pentru descoperirea comportamentului necorespunzator, este important ca personalul sa inteleaga pe deplin tipul incidentelor pe care acestia sunt etic obligati sa le raporteze.
Canalele de comunicare
Compania a stabilit canale diferite de comunicare ce pot fi utilizate de angajati si de catre terti pentru a transmite sesizarile in conformitate cu scopul acestei proceduri, dupa cum urmeaza:
Portal dedicat de internet disponibil in cadrul SNN, www.nuclearelectrica.ro, rubrica “semnalati o neregula”, unde este disponibil Formularul de raportare a neregulilor, al carui format este prezentat mai jos;
• Adresele de e-mail sesizari@nuclearelectrica.ro si conformitate@nuclearelectrica.ro gestionate de Biroul Conformitate;
• Biroul Conformitate

Persoanele care intocmesc plangerile isi pot pastra anonimitatea, insa sunt incurajati sa se identifice (nume si date de contact), in special daca sunt necesare cercetari suplimentare. Este de preferat ca toate sesizarile, sa respecte formatul Formularului de Raportare a Neregulilor.
Investigarea sesizarilor de catre Biroul Conformitate
Toate rapoartele primite sunt atent investigate de catre Biroul Conformitate, in deplin secret si confidentialitate. Biroul Conformitate va selecta sesizarile corespunzatoare prezentei proceduri, le va revizui cu atentie, dar poate actiona doar pentru cele care se refera la aspecte privind frauda (incluzand actiuni necorespunzatoare, practici de contabilitate si audit care contravin practicilor internationale si prevederilor aplicabile), coruptie si conflicte de interese. Celelate sesizari care nu privesc aspecte legate de activitatea Biroului Conformitate, vor fi transmise spre solutionare catre structura competenta in acest sens din cadrul companiei.
Informatia poate fi furnizata anonim; oricum, aceasta semnifica faptul ca Biroul Conformitate nu poate contacta persoana care a transmis sesizarea/raportul pentru informatii suplimentare, facand astfel mai grea abordarea problemei.
Este evidentiat faptul ca toate sesizarile transmise sunt tratate strict confidential de catre toate unitatile implicate din Companie.
Raportarea cuprinde, cel putin, urmatoarele: numele si prenumele, datele de contact ale avertizorului in interes public, contextul profesional in care au fost obtinute informatiile, persoana vizata, daca este cunoscuta, descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare a legii precum si, dupa caz, probele in sustinerea raportarii, data si semnatura, dupa caz.
Raportarea se claseaza atunci cand:
a) nu contine elemente privind descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare a legii precum si, dupa caz, probele in sustinerea raportarii, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita;
b) raportarea este transmisa anonim si nu contine suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permita analizarea si solutionarea raportarii, iar persoana desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita.

4. MASURI DE PROTECTIE

Confidentialitate
Toate dezvaluirile sunt tratate similar informatiilor confidentiale si sensibile.
Atunci cand sunt denuntate nereguli, orice persoana poate presupune ca numai angajatii care cerceteaza plangerea vor cunoaste identitatea acesteia. Identitatea persoanelor care aduc o acuzatie va fi confidentiala atata timp cat aceasta nu impiedica sau limiteaza cercetarile.
Cu toate acestea, identitatea persoanei care face denuntarea va trebui dezvaluita in cazul unei obligatii legale de a proceda astfel.
Raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura avertizorului in interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii temeinice referitoare la incalcari ale legii.
Aceasta Procedura este menita sa ofere protectie angajatilor care denunta anumite probleme:
– cu buna credinta;
– care cred in mod rezonabil ca exista un caz de neglijenta in serviciu sau incorectitudine, atata timp cat dezvaluirea a fost facuta unei persoane corespunzatoare

Compania nu va permite nicio actiune de represiune din partea managementului cu privire la persoanele care denunta cu buna credinta, o neregula, inclusiv daca din verificarile efectuate aspectele nu se confirma sau se confirma doar partial.
Este interzisa orice forma de represalii impotriva avertizorilor in interes public, amenintari cu represalii sau tentative de represalii, in special cele care privesc:
a) orice suspendare a contractului individual de munca ori a raportului de serviciu;
b) concedierea sau eliberarea din functia publica;
c) modificarea contractului de munca sau a raportului de serviciu;
d) reducerea salariului si schimbarea programului de lucru;
e) retrogradarea sau impiedicarea promovarii in munca sau in functia publica si a dezvoltarii profesionale, inclusiv prin evaluari negative ale performantei profesionale individuale, inclusiv a functionarilor publici, sau prin recomandari negative pentru activitatea profesionala desfasurata;
f) aplicarea oricarei alte sanctiuni disciplinare;
g) constrangerea, intimidarea, hartuirea;
h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
i) refuzul de a transforma un contract de munca pe o perioada determinata intr-un contract de munca pe durata nedeterminata, in cazul in care lucratorul a avut asteptari legitime ca i s-ar oferi un post permanent;
j) refuzul de a reinnoi un contract de munca pe o perioada determinata sau incetarea anticipata a unui astfel de contract;
k) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputatiei persoanei in cauza, in special pe platformele de comunicare sociala, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunitatilor de afaceri si a pierderii de venituri;
l) includerea pe o lista sau intr-o baza de date negativa, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate presupune ca persoana in cauza nu isi va gasi, in viitor, un loc de munca in respectivul sector sau in respectiva industrie;
m) rezilierea unilaterala extrajudiciara a unui contract pentru bunuri sau servicii, fara a fi indeplinite conditiile in acest sens;
n) anularea unei licente sau a unui permis;
o) solicitarea de efectuare a unei evaluari psihiatrice sau medicale. (2) La cererea avertizorului in interes public cercetat disciplinar, in termen de maximum un an de la data raportarii, baroul din circumscriptia locului de desfasurare a activitatii avertizorului in interes public asigura asistenta judiciara gratuita pe parcursul procedurii disciplinare.